O certificado digital fornece amplas funcionalidades tanto para pessoas físicas como jurídicas. A seguir, entenda melhor como funciona a obrigatoriedade para empresas de diferentes regimes e tipos, bem como os profissionais liberais.

Pessoas físicas

Profissionais liberais e pessoas físicas em geral precisam do certificado digital para garantir a autenticidade nas transações eletrônicas e atos na internet. Os contadores, por exemplo, usam o certificado digital para:

assinar a escrituração contábil e fiscal;
fazer retificações no CAGED;
acessar o Receitanet;
assinar contatos;
realizar procurações online;
acessar o site da Receita Federal e solucionar pendências;
enviar declaração do Imposto de Renda (IR);
entre outros.

Empresas optantes do simples nacional

Conforme a Resolução CGSN 94/11, o certificado não é obrigatório para uma microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) - tipo empresarial cujo faturamento anual é de até R$ 4,8 milhões -, salvo nos seguintes casos:

para recolher o FGTS e entregar a GFIP, quando o negócio ter mais de 10 colaboradores;
quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
prestar informações relativas ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
prestar informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.

Ressalta-se que a empresa poderá cumprir as obrigações do eSocial com utilização de código apenas com acesso (sem certificado) desde que tenha, no máximo, um colaborador - conforme art. 79, §2º da Resolução CGSN 140/2018.

Isso significa que se a organização tiver dois ou mais funcionários, será necessário ter o certificado digital para se manter regularizada.

Empresas de lucro presumido ou real

Todas empresas desses regimes devem emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es), necessitando dos certificados digitais.

A maioria das declarações mensais e anuais feitas à RFB pelas empresas que optam tanto pelo lucro presumido quanto lucro real precisam ser assinadas digitalmente, o que torna obrigatório o uso de certificados digitais.

Além disso, elas devem fazer transmissões do eSocial e emitir NF-es pelos serviços prestados ou produtos vendidos, o que também exige a tecnologia.

Microempreendedor Individual (MEI)

O microempreendedor individual não precisa emitir NF-es quando presta serviços ou vende produtos para uma pessoa física. Entretanto, a emissão se torna obrigatória quando o destinatário é uma pessoa jurídica, independentemente do tipo e tempo de duração dos serviços, tornando necessário o uso de um certificado digital.

Lembre-se de que é possível emitir o documento voluntariamente, mas a legislação pode alterar conforme cada Estado, por exemplo, em São Paulo é necessário fazer a inscrição estadual para emitir NF-es.

Por fim, todas as empresas e pesssoas físicas que devem realizar transmissão de eventos pelo eSocial também precisam de um certificado digital para acessar o sistema.

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